有一種病叫Excel病
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IT小狗
2018-12-11 16:00:56
原文出處：
https://www.tecky.io/blog/有一種病叫excel病
:^(
有一種有相當歷史的軟件，簡單易學，能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要，除了最初設計用途，被濫用在很多不同用途上， 聰明如你，應該知道我想講的就是試算表(Spreadsheet)，其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。
:^(
source:
https://icdn7.digitaltrends.com/image/excel-preface-your-zeroes-1500x1001.jpg
乍看之下，Excel與Word及Powerpoint分別不大，都是作為Microsoft Office三大常用軟件，但其實有很大分別： Word最適合的當然是撰寫文件，寫學術論文、鱔稿、或是一封簡單的辭職信，使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有， 間中亦有一些人用來作其他用途（例如繪圖動畫），但絕大多數人，如果不是要做簡報的話，決不會無故使用powerpoint。
Excel與上兩者不同在於，任何一個不諳編程的普通用家，只要有任何儲存結構式資料(structured data)，或者有任何計算需要，第一時 間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表，本用作數據分析、數字計算，作簡單圖表而已。但隨著大眾對儲存結構式資料的需求提升，Excel竟 出人意表地多了許多用途： 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等，總之任何可以寫成一個表(Table)的資料，大家都自然會 將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況，是用Excel作為資料庫遷移(Database Migration)的管理，也就是用Excel 做一個資料庫，來為資料庫儲存資料，相當滑稽。
問題來了，Excel不是為了作為資料庫而設計，而大家將Excel用成了資料庫，然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走，難道不是証明Excel非常適合作為資料庫使用嗎？
其實不然，亂用Excel的，往往都發展出一套機構外的人無法理解的資料處理方式。資料庫儲存資料，是以有系統及方便讀取為前題，胡亂將所有資料都放到 一個Excel檔案中，充其量只是造了一個資料垃圾筒。
有些公司用Excel用上了癮，萬事萬物皆用Excel解決，這種情況，我會稱之為Excel病（Excel Syndrome）。
Excel病的特徵，在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。
自測
想知道你工作的地方有Excel病嗎？如果每一次解決問題的方法，都包括了加一個Excel檔案的話，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病!
Excel病的影響
1. Excel速度會隨資料量上升顯著減慢。
Excel作為一個試算表，每一次更新都會重新計算格內的數值，隨著數據量上升，每一次更新所須的計算愈來愈多，因此速度亦愈來愈慢。更甚者，有一些Excel檔案動輒數十MB，老舊一點的電腦光是開啟就要花一段時間，遑論再在上面工作。
2. Excel檔案與Excel檔案之間的連接不方便。
Excel檔案的formula可以參考其他Excel file作為數據來源，寫還可以，但在維護方面相當複雜：想像一下，你收到了一個EXCEL檔案，但發送者忘了給你參考Excel，你有方法可以重建該參考Excel嗎？顯然不能。
3. Excel不方便多人協作。
Google Sheet算是解決了這一問題，但舊版本Excel未有多人協作功能，因此同一時間只能一人更改。對工作效率有很大影響。
4. Excel的版本控制很麻煩。
大家應該遇過一個情況，就是當一些複雜Excel出現問題時，往往所有人都只能依靠一兩個技術較好的同事去解決問題，因為Excel的版本控制很陽春，改錯了也不容易返回上一個正確版本。然後又由來不能多人協作，本來無技術根底的人很難改好，久而久之，就不改了。
5. Excel無法表達複雜的數據及計算。
Excel最容易處理的就是數字及字串。但兩者以外的檔案，Excel都不在行，例如你可以想像用Excel處理上載的相片嗎？
6. 大部份臨時Excel檔案長遠而言都會變成一個資料垃圾筒。
由於Excel自由度很大，開啟一頁新的Sheet很簡單，開啟一個新的column也不難。資料上的需要，驅使大家在那個可憐的Excel檔案上加更多的Sheet，儲更多的資料，最終整個Excel檔案就變成了一個垃圾筒，儲了各式各樣不相干的數據。也不是說使用Excel就不能有效儲存數據，但據我所見，大多數沒有淪為資料垃圾筒的Excel檔案，都是有編程能力的人幫忙管理的。
以上問題，尤以第六個最嚴重，算是進入了死胡同了。
治療Excel病
治療Excel病是一個長期的過程，Excel的方便往往令大家抵受不住誘惑，又重新將資料放進Excel中。要徹底根治Excel病，在於接受Excel是一個試算表，最適合依然是數據分析、數字計算，作簡單圖表。
1. 要做項目計劃管理，請用 Jira、Trello、或 Monday 等專用項目管理軟件
2. 要做時間表製訂，請用 Google Calendar 等月曆軟件。
3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理，請用專業會計軟件如 Xero 或 Zoho 等。
4. 要做數據庫遷移，要寫代碼及用 Git 管理啊。
祝大家早日康復！
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文章出處簡介：
Tecky Academy
參照美國矽谷模式，由本地人創辦的香港微學位 coding bootcamp，有意入行的巴絲們，可於三個月內由零成為專業的開發者，一次過學會 Git/Gitlab, HTML, CSS, JavaScript, TypeScript, Node.js, Express, Jest,
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, PostgreSQL, AWS EC2/S3/Cloudfront/Route 53, Gitlab CI, React, Redux, Tensorflow 等等⋯⋯ 絕對唔係 STEM，唔係求其教下網站，全部打真章！
:^(
高抬各巴絲貴手 like/follow 我地嘅 Facebook:
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:^(
有咩問題可以 tg 小弟:
https://t.me/itdogltd
:^(
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馬丁露乜鳩
2018-12-11 16:12:20
why not ERP?
99912345
2018-12-11 16:13:42
此回覆已被刪除
椰林閣
2018-12-11 16:16:40
唔講excel畫畫班痴線佬。
睇到同事秘撈啲文件，喺excel入面整咗個searching engine，我當堂覺得excel應用真係博大精深。
雖然excel原意唔係噉用，不過整理唔多嘅資料嘅時候，又真係幾方便同易上手嘅，In人果時問過下佢地識唔識用access，好多都剩係講得出少少terms，實際上唔識用。
有次group in，比個文書task佢地試，叫佢地整理下啲data，其實要求唔高，格式都好鬆手，似樣就pass，點知有個city fg搞咗份野真係令我畢生難忘，佢出個.doc畀我，一打開，入面有21頁table
:^(
，創作力量同幻想真係會嚇你一跳。
冷靜啲照下鏡
2018-12-11 16:19:32
見過人用 excel 唔用mouse 喺十幾頁入面跳嚟跳去，而且肉眼跟唔上佢郁嘅速度
:^(
:^(
墜落貓
2018-12-11 17:47:51
用vba je
阻住晒
2018-12-11 17:59:42
係咪CTRL+PAGE UP/DOWN咋
:^(
墜落貓
2018-12-11 18:01:37
:^(
靚女唔痾屎
2018-12-11 18:03:08
以前有個舊同事利害到用excel 既pivot table 整左個double entry system 出來
每個file size 最細都有40-50mb
:^(
每按任何一頁都要經過精密運算、等五六秒就出到條entry
:^(
所以一做佢啲file 真係落手落腳做既時間真係唔算多
:^(
john_k_smith
2018-12-11 18:03:58
此回覆已被刪除
唔好同我講對唔住
2018-12-11 18:05:26
1. 要做項目計劃管理，請用 Jira、Trello、或 Monday 等專用項目管理軟件
2. 要做時間表製訂，請用 Google Calendar 等月曆軟件。
3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理，請用專業會計軟件如 Xero 或 Zoho 等。
4. 要做數據庫遷移，要寫代碼及用 Git 管理啊。
邊有公司有閒錢裝哂咁多software
肯俾錢update windows都偷笑啦
:^(
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伊布拉希莫維奇
2018-12-11 18:06:34
用excel計數賭波好撚正
高賦稅
2018-12-11 18:06:51
:^(
遠行
2018-12-11 18:09:35
你幫襯下巴打啦
佢應該同佢LIST出嚟嘅軟件都有SPONSOR 有折
:^(
不談風月
2018-12-11 18:11:04
此回覆已被刪除
192.168.1.1
2018-12-11 18:12:37
其實excel之後會點或者有咩software可以兼容excel之餘又強過excel?
小學玩過下excel覺得幾好玩但之後又冇認真學過
依家想學
那年J開松島楓
2018-12-11 18:15:02
淨係識=sum()
:^(
:^(
:^(
利伸IT DOG
阿域
2018-12-11 18:19:51
同你一樣，又係識sum, 又係it dog
:^(
會員委員會
2018-12-11 18:20:32
越多人用support 越多
點解要take risk用少人用既方法
:^(
那年J開松島楓
2018-12-11 18:27:56
見d admin姐姐用得仲勁撚過我真係無地自容
:^(
:^(
LIHKGMr.A
2018-12-11 18:43:13
用 libreoffice calc
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IT小狗
2018-12-11 18:43:26
好可惜
:^(
無折，無 referral link
:^(
:^(
LIHKGMr.A
2018-12-11 18:44:21
google spreadsheet
IT小狗
2018-12-11 18:44:40
岩，而 excel 病就係去製造一個人只有自己 support 到嘅 system
:^(
IT小狗
2018-12-11 18:45:10
Airtable
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有一種有相當歷史的軟件，簡單易學，能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要，除了最初設計用途，被濫用在很多不同用途上， 聰明如你，應該知道我想講的就是試算表(Spreadsheet)，其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。
source:https://icdn7.digitaltrends.com/image/excel-preface-your-zeroes-1500x1001.jpg
乍看之下，Excel與Word及Powerpoint分別不大，都是作為Microsoft Office三大常用軟件，但其實有很大分別： Word最適合的當然是撰寫文件，寫學術論文、鱔稿、或是一封簡單的辭職信，使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有， 間中亦有一些人用來作其他用途（例如繪圖動畫），但絕大多數人，如果不是要做簡報的話，決不會無故使用powerpoint。
Excel與上兩者不同在於，任何一個不諳編程的普通用家，只要有任何儲存結構式資料(structured data)，或者有任何計算需要，第一時 間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表，本用作數據分析、數字計算，作簡單圖表而已。但隨著大眾對儲存結構式資料的需求提升，Excel竟 出人意表地多了許多用途： 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等，總之任何可以寫成一個表(Table)的資料，大家都自然會 將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況，是用Excel作為資料庫遷移(Database Migration)的管理，也就是用Excel 做一個資料庫，來為資料庫儲存資料，相當滑稽。
問題來了，Excel不是為了作為資料庫而設計，而大家將Excel用成了資料庫，然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走，難道不是証明Excel非常適合作為資料庫使用嗎？
其實不然，亂用Excel的，往往都發展出一套機構外的人無法理解的資料處理方式。資料庫儲存資料，是以有系統及方便讀取為前題，胡亂將所有資料都放到 一個Excel檔案中，充其量只是造了一個資料垃圾筒。
有些公司用Excel用上了癮，萬事萬物皆用Excel解決，這種情況，我會稱之為Excel病（Excel Syndrome）。
Excel病的特徵，在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。
自測
想知道你工作的地方有Excel病嗎？如果每一次解決問題的方法，都包括了加一個Excel檔案的話，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病!
Excel病的影響
1. Excel速度會隨資料量上升顯著減慢。
Excel作為一個試算表，每一次更新都會重新計算格內的數值，隨著數據量上升，每一次更新所須的計算愈來愈多，因此速度亦愈來愈慢。更甚者，有一些Excel檔案動輒數十MB，老舊一點的電腦光是開啟就要花一段時間，遑論再在上面工作。
2. Excel檔案與Excel檔案之間的連接不方便。
Excel檔案的formula可以參考其他Excel file作為數據來源，寫還可以，但在維護方面相當複雜：想像一下，你收到了一個EXCEL檔案，但發送者忘了給你參考Excel，你有方法可以重建該參考Excel嗎？顯然不能。
3. Excel不方便多人協作。
Google Sheet算是解決了這一問題，但舊版本Excel未有多人協作功能，因此同一時間只能一人更改。對工作效率有很大影響。
4. Excel的版本控制很麻煩。
大家應該遇過一個情況，就是當一些複雜Excel出現問題時，往往所有人都只能依靠一兩個技術較好的同事去解決問題，因為Excel的版本控制很陽春，改錯了也不容易返回上一個正確版本。然後又由來不能多人協作，本來無技術根底的人很難改好，久而久之，就不改了。
5. Excel無法表達複雜的數據及計算。
Excel最容易處理的就是數字及字串。但兩者以外的檔案，Excel都不在行，例如你可以想像用Excel處理上載的相片嗎？
6. 大部份臨時Excel檔案長遠而言都會變成一個資料垃圾筒。
由於Excel自由度很大，開啟一頁新的Sheet很簡單，開啟一個新的column也不難。資料上的需要，驅使大家在那個可憐的Excel檔案上加更多的Sheet，儲更多的資料，最終整個Excel檔案就變成了一個垃圾筒，儲了各式各樣不相干的數據。也不是說使用Excel就不能有效儲存數據，但據我所見，大多數沒有淪為資料垃圾筒的Excel檔案，都是有編程能力的人幫忙管理的。
以上問題，尤以第六個最嚴重，算是進入了死胡同了。
治療Excel病
治療Excel病是一個長期的過程，Excel的方便往往令大家抵受不住誘惑，又重新將資料放進Excel中。要徹底根治Excel病，在於接受Excel是一個試算表，最適合依然是數據分析、數字計算，作簡單圖表。
1. 要做項目計劃管理，請用 Jira、Trello、或 Monday 等專用項目管理軟件
2. 要做時間表製訂，請用 Google Calendar 等月曆軟件。
3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理，請用專業會計軟件如 Xero 或 Zoho 等。
4. 要做數據庫遷移，要寫代碼及用 Git 管理啊。
祝大家早日康復！
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